Réunions professionnelles en Angleterre

Les réunions en Angleterre, c'est comme prendre le thé avec sa Majesté la Reine Mère. Règles rigides, Protocole immuable, rythme effréné et flexibilité inexistante.

Bon, j'avoue, je grossis un peu le trait pour bien montrer les différences avec la manière de faire en France. Il n'en reste pas moins qu'il manque un côté créatif à ces longues réunions. Explications.

Règles non dites des réunions au Royuame-Uni

Comme partout, la réunionite est un mal nécessaire dans toute grande ou moyenne entreprise. Les petites PME arrivent en général à y échapper. En Angleterre, cela commence la plupart du temps par une invitation (Outlook, google calendar, notes ou autre) qui contiendra invariablement un objet décrivant le sujet (et non pas seulement 'réunion') , le lieu précis, et surtout l'agenda, qui définira à la minute près les sujets à discuter ainsi que les éventuels speakers.

Vous pouvez être à peu près surs que l'agenda sera respecté à la lettre. Si le temps imparti à un des sujets n'est pas suffisant, il sera mis de côté pour une autre fois, et l'on passera au suivant. Un rythme effréné qui ne laisse souvent pas la place à de longues discussions ou à proposer de nouvelles idées. Une réunion permet de prendre des décisions, non pas de faire un brainstorming.

Prise de Décision au Royaume-Uni

Autre élément à garder en tête lors des réunions, les anglais ont tendance à ne pas énoncer clairement leur accord, et ne récapitulent en général pas les décisions prises. Qui ne dit mot consent. En pratique, si quelqu'un propose une action/décision et que personne ne s'y oppose, ladite action/solution est retenue et on passe au sujet suivant.

Pour les français, reconnaître ces moments et identifier les décisions prises peut être très difficile ! Comment s'en  sortir dans ce cas ? Simple ! Utiliser une autre manie des Anglais, les "meeting minutes". Il y'aura toujours quelqu'un pour prendre des notes et les minutes de la réunion. Ce sera soit une assistante si l'un des participant en a une, soit un des participants qui sera nominé et qui le fera de bonne grâce.
Lors de la réunion suivante, vous allez forcément revoir toutes les minutes prises précédemment pour s'assurer de l'avancement des points soulevés et des actions. Sachant que chaque action aura un nom et une date, peu de chances d'y échapper.

Anecdote

Petite anecdote pour le plaisir. J'ai assisté à une réunion où un des présentateurs était français de France, donc peu au courant des us et coutumes locales. Pour ne rien gâcher à l'histoire, le môsieur avait un accent atroce. Tout à leur honneur, mes collègues lui ont donné toute leur attention pendant toute la durée prévue de sa présentation. L'heure passé d'une minute, le présentateur n'avait pas compris qu'il fallait soit s'arrêter, soit demander l'autorisation de poursuivre. Il n'a fait ni l'un ni l'autre ! Tous les participants se sont mis à l'ignorer superbement et à discuter entre eux ... bruyamment. La patate de présentateur a poursuivi son speech pendant 10 longues minutes supplémentaires au désespoir de ses collègues Anglais, qui ne savaient pas comment interrompre le massacre poliment.

Technologies pour les réunions

En Angleterre comme en France, rien ne remplace les discussions en personne. Cependant, les anglais ne trouvent rien à y redire d'utiliser les nouvelles technologies autant que possible. Que ce soit les conférences téléphoniques ou la Visio conférence, tout cela est adopté à  bras le corps dans les entreprises a forte dispersion géographique, et viennent limiter les déplacements et les frais de voyage.

Les réunions en résumé

Ce qui vaut pour l’Angleterre vaut pour tous les pays du monde. Renseignez-vous sur les règles en milieu d'affaire pour ne pas faire de bourdes.